Koniec pytania „czyja to faktura?”
xflow pobiera faktury kosztowe z KSeF i sam kieruje każdą do osoby, która zrobiła zakup. Pracownik klika „to mój zakup” i opisuje koszt. Księgowa dostaje komplet — bez jednego maila.
- Bez karty kredytowej
- Tryb demo KSeF — testuj bez ryzyka
- 10 zł / użytkownik / miesiąc
xflow
Dashboard
Nieprzypisane
W identyfikacji
Do zatwierdzenia
ArchiwumDo działania
12
Zielona lista
47
Łącznie
261
0
rok obowiązkowego KSeF — faktury kosztowe odbierasz już elektronicznie; pytanie tylko czym
0 s
tyle zajmuje pracownikowi opis kosztu: „To mój zakup”, cel zakupu, zapisz
0
maili „czyja to faktura?” — właściciela wskazują reguły i jeden klik, nie łańcuszek DW
0 pary oczu
patrzą na każdą dużą kwotę — brama akceptacji nie przepuści jednej osoby
38 faktur, zero kontekstu — i jedna księgowa
Firma instalatorska, 32 osoby w terenie. Elektrycy tankują na Orlenie, kupują przewody w hurtowni, ktoś opłaca Adobe, ktoś prenumeratę. Wszystko na firmowy NIP — więc wszystko ląduje w KSeF. Księgowa Ewa widzi w systemie tylko: sprzedawca, kwota, data. Ani słowa o tym, KTO kupił i PO CO.
Przed xflow: śledztwo mailowe
Poniedziałek rano. Ewa pobiera z KSeF 38 nowych faktur: Orlen, Castorama, hurtownia elektryczna, Adobe. Żadna nie mówi, kto zrobił zakup.
Pisze maila do trzech zespołów: „Czy ktoś tankował 14.06 w Katowicach za 246 zł?”. Wysyła i czeka.
Środa: dwie odpowiedzi, jedna błędna. Wysyła przypomnienie. Piątek: dzwoni do kierownika działu.
Marek odpisuje po tygodniu: „Chyba moje, ale nie pamiętam, na jaki projekt”.
Część faktur Ewa księguje „na wyczucie”, reszta ląduje na stercie „do wyjaśnienia”.
Jest 25. dzień miesiąca. Poprzedni wciąż niezamknięty — a z KSeF właśnie spłynęło 41 kolejnych faktur.
Z xflow: faktura sama znajduje właściciela
Faktura z Orlenu wpada z KSeF. xflow widzi numer rejestracyjny i historię kontrahenta — przypisuje ją Markowi, zanim Ewa ją w ogóle otworzy.
Marek dostaje powiadomienie na telefon. Klika „To mój zakup”, dopisuje: „paliwo, serwis u klienta, projekt ALFA”. 30 sekund.
Adobe? Reguła sama kieruje subskrypcje do IT i nadaje kategorię. Zakup za 120 000 zł? Stoi, dopóki nie zatwierdzą go dwie osoby.
Ewa otwiera kolejkę: każda faktura ma właściciela, opis i komplet akceptacji. Księguje od ręki i eksportuje paczkę do systemu FK.
Zero maili „czyja to faktura?”. Miesiąc zamknięty 5. dnia zamiast 25. Ewa znowu robi księgowość — nie śledztwo.
Funkcje
Od pobrania z KSeF do kompletu dla księgowej
Podłączasz token raz. xflow pobiera faktury kosztowe automatycznie i na żądanie — tryb demo, test i produkcja, z walidacją zgodności XML.
Koniec pytania „czyja to faktura”. System kieruje dokument do właściwej osoby lub zespołu — po kontrahencie, historii zakupów i Twoich regułach.
Pracownik potwierdza zakup jednym kliknięciem i staje się właścicielem kosztu. Reszta zespołu nie dostaje już pytań.
Numer zlecenia, projekt, cel — pracownik opisuje fakturę tam, gdzie ma kontekst, póki pamięta szczegóły. Księgowa dostaje komplet do zaksięgowania.
Limity kwotowe, dwie akceptacje powyżej progu, auto-kategorie, ukrywanie wrażliwych faktur. Opisujesz regułę zwykłym zdaniem — xflow buduje ją sam i pokazuje na diagramie.
„Ten kontrahent zawsze trafiał do zespołu Handlowcy”. Numer rejestracyjny na fakturze za paliwo? Podpowiadamy kierowcę. Kwota 3× wyższa niż zwykle? Ostrzegamy.
E-mail i dzwonek w aplikacji: nowa faktura przypisana, opis czeka, akceptacja wymagana. Nikt nie powie, że nie wiedział.
Miesięczne archiwum jednym klikiem: XML-e z KSeF, manifest i CSV gotowy dla biura rachunkowego lub systemu FK.
Wszystko w jednym miejscu
Jeden rzut oka — i wiesz, co się dzieje z każdym kosztem
Faktura wpada z KSeF, znajduje właściciela, zbiera opis i akceptacje — a Ty widzisz cały ten ruch na żywo: kto podjął, co czeka, która reguła zadziałała.
- Kolejki zamiast chaosu — nieprzypisane, w identyfikacji, do zatwierdzenia
- Każda decyzja w historii — kto, kiedy, dlaczego (pełny audit log)
- Reguły pilnują progów i akceptacji, zanim ktokolwiek kliknie
Przypadki użycia
Dla kogo jest xflow
Bez xflow
38 nowych faktur z KSeF i żadna nie mówi, kto to kupił. Maile, przypomnienia, telefony — miesiąc domyka się 25. dnia.
Z xflow
Faktury przychodzą już przypisane i opisane. Pracujesz tylko na wyjątkach, resztę księgujesz od ręki. Archiwum i eksport na koniec miesiąca jednym klikiem.
Bez xflow
O zakupie za 120 000 zł dowiadujesz się z przelewu. Kto ile wydaje i u kogo — nie wiesz, dopóki nie poprosisz o raport.
Z xflow
Ustawiasz regułę: powyżej progu — dwie akceptacje, zawsze. Każda decyzja zostaje w historii z nazwiskiem i datą. Widzisz koszty, zanim staną się przelewem.
Bez xflow
Tankujesz, kupujesz materiały — a po dwóch tygodniach księgowa pyta o fakturę, której już nie pamiętasz.
Z xflow
Powiadomienie przychodzi od razu. Klikasz „To mój zakup”, dopisujesz po co — i temat zamknięty, póki pamiętasz szczegóły.
Bez xflow
Klient przysyła faktury bez kontekstu. Ustalanie „co to za koszt” zjada godziny i opóźnia deklaracje.
Z xflow
Od klienta dostajesz gotowy pakiet: faktura + kto kupił + cel kosztu + historia akceptacji. ZIP z XML-ami i CSV do wczytania w system FK.
KSeF — Ministerstwo Finansów
tylko odczyt
xflow
routing · opisy · akceptacje · audyt
Księgowość / ERP
eksport CSV · ZIP · Optima/Symfonia
Bezpieczeństwo
Faktury to finanse firmy — chronimy je odpowiednio
Izolacja danych i polski hosting
Każda firma widzi wyłącznie swoje dane — separacja wymuszona przy każdym zapytaniu do bazy, nie „przy okazji”. Dane przetwarzane w Polsce, zgodnie z RODO.
Logowanie z 2FA
Dwuskładnikowe uwierzytelnianie TOTP z kodami zapasowymi. Konto księgowej to klucz do finansów firmy — traktujemy je tak, jak na to zasługuje.
Pełna historia decyzji
Każda akcja — przypisanie, opis, akceptacja, zmiana statusu — trafia do niezmienialnego dziennika: kto, kiedy, skąd, co było przedtem i co jest teraz.
Szyfrowane tokeny KSeF
Tokeny dostępowe do KSeF przechowujemy zaszyfrowane AES-256-GCM. Nigdy w postaci jawnej — nawet w bazie danych.
Biała lista VAT i czarna lista kontrahentów
Automatycznie sprawdzamy status VAT kontrahentów w wykazie Ministerstwa Finansów. Kontrahent z Twojej czarnej listy? Faktura ląduje w archiwum, zanim ktokolwiek straci na nią czas.
Zasada dwóch par oczu
Powyżej ustawionego progu faktura czeka na dwie niezależne akceptacje — z blokadą samoakceptacji. Nikt, nawet autor zakupu, nie zatwierdzi go sam.
Prosta cena, bez ukrytych kosztów
- Integracja KSeF (demo + prod)
- Multi-tenant SaaS — pełna separacja danych
- Workflow opisów dokumentów dla zespołów
- Reguły przepływu i podwójna akceptacja
- Pełna historia decyzji (audit log)
- 2FA, RODO, polski hosting
Częste pytania
Czy KSeF naprawdę jest obowiązkowy?
Tak. Od 1 lutego 2026 dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, mikrofirmy od 1 stycznia 2027. Co ważniejsze: od 1 lutego 2026 obowiązkowy jest także ODBIÓR faktur kosztowych przez KSeF. Pytanie nie brzmi „czy", tylko „czym". xflow odbiera je za Ciebie i od razu porządkuje.
Czy xflow zastępuje mój program księgowy?
Nie — i celowo. xflow siada PRZED księgowością: ustala, kto zrobił zakup i po co, zbiera opisy i akceptacje. Na końcu oddaje komplet: CSV i archiwum ZIP z oryginalnymi XML-ami z KSeF, gotowe do wczytania w Optimę, Symfonię czy system Twojego biura.
Jak długo trwa wdrożenie?
Podajesz NIP — dane firmy pobieramy z GUS. Wgrywasz token KSeF, zapraszasz zespół mailem. Pierwsze faktury spływają w kilka minut. Tryb demo KSeF pozwala przetestować wszystko bez dotykania środowiska produkcyjnego.
Czy pracownicy muszą się uczyć nowego systemu?
Nie ma czego. Pracownik dostaje powiadomienie, klika „To mój zakup" i wpisuje, czego dotyczył koszt. Całość zajmuje mniej czasu niż odpisanie na jednego maila od księgowej.
Jak działa tworzenie reguł po polsku?
Piszesz zwykłym zdaniem: „Faktury powyżej 100 000 zł wymagają dwóch akceptacji". xflow buduje z tego regułę, pokazuje diagram przepływu i czytelny opis do zatwierdzenia. Reguły działają potem w pełni deterministycznie, a każde uruchomienie jest zapisane w historii.
Ile to kosztuje?
10 zł za użytkownika miesięcznie. Na start 14 dni za darmo, bez karty kredytowej. Płacisz tylko za aktywnych użytkowników i możesz zrezygnować w dowolnym momencie.
Czy moje dane są bezpieczne?
Dane każdej firmy są twardo odizolowane, tokeny KSeF szyfrowane AES-256-GCM, logowanie chronione 2FA, a każda decyzja zapisana w niezmienialnym audit logu. Hosting w Polsce, zgodnie z RODO.
KSeF i tak nadejdzie. Bałagan nie musi.
Podłącz KSeF, zaproś zespół i zamknij pierwszy miesiąc bez ani jednego maila „czyja to faktura". 14 dni za darmo, bez karty.
Rozpocznij 14 dni za darmo