Częste pytania

Nie. xflow działa wyłącznie w trybie odczytu — pobiera faktury kosztowe wystawione na Twój NIP i nic więcej. Nie wystawiamy faktur, nie modyfikujemy dokumentów, nie wysyłamy żadnych danych do systemu Ministerstwa Finansów. Twoje faktury w KSeF pozostają nietknięte.

Od 1 lutego 2026 dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych, mikrofirmy od 1 stycznia 2027. Kluczowe: od 1 lutego 2026 obowiązkowy jest także ODBIÓR faktur kosztowych przez KSeF — a to dotyczy praktycznie każdej firmy, która cokolwiek kupuje.

Generujesz go w Aplikacji Podatnika KSeF na stronie Ministerstwa Finansów, po zalogowaniu profilem zaufanym lub certyfikatem. Wklejasz token w ustawieniach xflow — i to koniec konfiguracji. U nas token leży zaszyfrowany AES-256-GCM i służy wyłącznie do odczytu.

Kilkanaście minut. Podajesz NIP — dane firmy pobieramy z GUS. Podłączasz token KSeF, zapraszasz zespół e-mailem, pierwsze faktury spływają od razu. Bez wdrożeniowców, bez szkoleń, bez projektu na kwartał.

Tak — każda nowa firma startuje w trybie demo KSeF (środowisko testowe Ministerstwa Finansów). Przećwiczysz cały obieg na fikcyjnych dokumentach, a na produkcję przełączysz się jednym kliknięciem, gdy będziesz gotowy.

Nie — i celowo. xflow porządkuje etap PRZED księgowaniem: ustala właściciela kosztu, zbiera opisy i akceptacje. Na końcu oddaje komplet — CSV i ZIP z oryginalnymi XML-ami z KSeF — gotowy do wczytania w Optimę, Symfonię lub przekazania biuru rachunkowemu.

Na serwerach w Polsce, zgodnie z RODO. Dane Twojej firmy nie opuszczają kraju — żadnych chmur „gdzieś w Europie” ani podwykonawców za oceanem.

Nie. Każde zapytanie do bazy jest twardo ograniczone do Twojej firmy — separacja wymuszona przy każdej pojedynczej operacji, nie „przy okazji”. Izolację testujemy przy każdej zmianie w systemie.

Szyfrujemy go AES-256-GCM przed zapisem — w bazie nigdy nie leży w postaci jawnej. Token służy wyłącznie do odczytu faktur, a w każdej chwili możesz go unieważnić w Aplikacji Podatnika KSeF.

Tak — 2FA TOTP (Google Authenticator i podobne) z kodami zapasowymi. Konto księgowej to klucz do finansów firmy, więc traktujemy je odpowiednio.

Wszystko. Każda akcja — przypisanie, opis, akceptacja, zmiana statusu, logowanie — trafia do niezmienialnego dziennika: kto, kiedy, z jakiego adresu, co było przedtem i co jest teraz. Tego zapisu nie da się wyczyścić ani podmienić.

Zabierasz komplet: archiwum ZIP z oryginalnymi XML-ami z KSeF, manifesty i eksporty CSV. Bez opłat za eksport i bez przetrzymywania — dane są Twoje, nie nasze.

Dezaktywujesz jego konto jednym kliknięciem — przestaje się logować i znika z rachunku, bo płacisz tylko za aktywnych. Cała jego historia zostaje: opisy, akceptacje i decyzje są dalej widoczne w audycie. Faktury, które trafiłyby do niego, wracają do zespołu.

Tak — zapraszasz księgową jak każdego użytkownika, z rolą księgowości. Widzi kolejki faktur i komplety gotowe do zaksięgowania. A nad delegacją ograniczoną do wskazanych faktur — dostęp tylko do konkretnych dokumentów, z terminem ważności — pracujemy w planie dla biur rachunkowych.

Nie. Pracownik widzi faktury przypisane do niego i skierowane do jego zespołu. Wrażliwe dokumenty — kadrowe, prawnicze, od konkretnego kontrahenta — możesz dodatkowo ukryć regułą przed wybranymi osobami.

Klika „to nie mój koszt” albo księgowa zmienia właściciela — faktura wraca do obiegu. Każda zmiana zostaje w historii, więc zawsze wiadomo, co się działo z dokumentem.

Około 30 sekund. Dostaje powiadomienie, klika „to mój zakup”, dopisuje cel — np. „paliwo, serwis u klienta, projekt ALFA”. Mniej, niż zajmuje odpisanie na jednego maila od księgowej.

Administrator firmy (ustawienia, reguły, użytkownicy, rozliczenia), księgowość (kolejki faktur, akceptacje, archiwum) i pracownik (swoje faktury, claim, opisy). Zespoły nazywasz po swojemu: Serwis, Handlowcy, Magazyn.

Piszesz zdanie: „Faktury od Orange kieruj do zespołu IT i nadaj kategorię Telekomunikacja”. xflow buduje z tego regułę, pokazuje diagram przepływu i czytelny opis. Nic nie włącza się samo — regułę zatwierdzasz Ty. Po zapisaniu działa w pełni deterministycznie: te same warunki, ten sam wynik, za każdym razem.

Brama bezpieczeństwa dla dużych kwot. Ustawiasz próg — np. 100 000 zł — i faktura powyżej niego czeka na dwie niezależne akceptacje. Autor zakupu nie zatwierdzi sam siebie, a jedna osoba nie kliknie dwa razy. Możesz też wymagać akceptacji konkretnej roli, np. zarządu.

Może — ale tylko tam, gdzie sam to ustawisz. Typowy scenariusz: zaufany dostawca i kwota poniżej progu, np. cykliczny abonament do 2 000 zł. Każda automatyczna akceptacja zostaje w historii z informacją, która reguła ją wykonała.

Do dokumentów, których nie powinien widzieć cały zespół: faktury kadrowe, prawnicze, od wrażliwego kontrahenta. Reguła ukrywa je po NIP-ie sprzedawcy lub innym warunku — widzą je tylko wskazane osoby, np. zarząd.

Każde uruchomienie jest zapisane: która faktura, jakie warunki sprawdzono, co było spełnione, jakie akcje wykonano. Także wtedy, gdy reguła NIE zadziałała — zobaczysz, który warunek nie pasował. Zero zgadywania.

Reguły mają priorytety i wykonują się po kolei, w ustalonej przez Ciebie kolejności. Reguła może też zatrzymać dalsze przetwarzanie („stop po dopasowaniu”). Kolejność widzisz i zmieniasz na liście reguł.

10 zł za aktywnego użytkownika miesięcznie. To pełna cena — bez limitu faktur, bez dopłat za moduły, bez pakietów operacji. Na start 14 dni za darmo, bez karty.

Za osoby z aktywnym kontem. Zaproszenia oczekujące i konta wyłączone nie liczą się do rachunku. Stan liczymy codziennie, a fakturę wystawiamy za miniony miesiąc — płacisz za faktyczny stan zespołu, nie za wykupione z góry pakiety.

Zwykła faktura VAT (23%), wystawiana pierwszego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, płatna w 14 dni. Wszystkie znajdziesz w panelu administratora.

Logowanie zostaje zablokowane, ale nic nie ginie — faktury, opisy i ustawienia czekają. Aktywujesz subskrypcję jednym kliknięciem i pracujesz dalej. Nie chcesz? Nic nie płacisz, konto po prostu wygasa.

Niczym. Bez okresu wypowiedzenia, bez kar umownych. Przed odejściem eksportujesz komplet danych — archiwum ZIP i CSV. Uczciwy układ: zostajesz, bo działa, nie dlatego, że wyjście boli.