Regulamin

§ 1. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenia:

• Usługodawca — B2cloud sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Winogrady 16, 61-663 Poznań, twórca i operator aplikacji xflow.
• Usługa (xflow) — internetowa aplikacja (SaaS) do zarządzania fakturami kosztowymi pobieranymi z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
• Klient — przedsiębiorca, który zarejestrował w xflow firmę i korzysta z Usługi.
• Aktywny użytkownik — osoba posiadająca w firmie Klienta aktywne konto w danym okresie rozliczeniowym. Zaproszenia oczekujące na akceptację oraz konta wyłączone nie są liczone jako aktywni użytkownicy.
• Okres rozliczeniowy — miesiąc kalendarzowy.

§ 2. Zakres Usługi

xflow pobiera z KSeF faktury kosztowe wystawione na numer NIP Klienta i prowadzi ich obieg wewnątrz firmy: kierowanie do właścicieli kosztów, opisy pozycji, reguły przepływu, akceptacje, archiwum i historię decyzji.

Integracja z KSeF działa wyłącznie w trybie odczytu. xflow nie wystawia ani nie wysyła żadnych dokumentów do systemu Ministerstwa Finansów w imieniu Klienta.

xflow nie jest programem księgowym i nie zastępuje systemu finansowo-księgowego. Umożliwia eksport danych do dalszego księgowania.

§ 3. Opłaty

Usługa rozliczana jest w modelu abonamentowym, z dołu, za każdy Okres rozliczeniowy.

• Opłata podstawowa: 10 zł netto za każdego Aktywnego użytkownika miesięcznie. Rozliczamy wyłącznie osoby, które realnie mogły korzystać z Usługi — nie liczba stanowisk ani wszystkich pracowników Klienta.
• Stan liczby Aktywnych użytkowników ustalany jest w oparciu o dane firmy Klienta i weryfikowany raz dziennie.
• Opłata podstawowa obejmuje przechowywanie wszystkich dokumentów Klienta bez limitu liczby faktur i bez opłat za przestrzeń — faktury z KSeF to lekkie pliki XML, bez skanów i załączników graficznych.
• Do wszystkich opłat doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki (obecnie 23%).
• Fakturę VAT wystawiamy pierwszego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, z 14-dniowym terminem płatności. Faktury dostępne są w panelu administratora firmy.

§ 4. Okres próbny

Nowy Klient otrzymuje 14 dni bezpłatnego dostępu do pełnej funkcjonalności Usługi, bez podawania danych karty płatniczej i bez zobowiązań.

Po zakończeniu okresu próbnego dostęp do panelu zostaje wstrzymany, a dane Klienta pozostają zachowane. Aktywacja płatnej subskrypcji przywraca dostęp bez utraty danych.

§ 5. Dane, bezpieczeństwo i ich własność

Dane Klienta pozostają jego własnością. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

Dane przechowywane są na serwerach w Polsce, z twardą separacją między firmami. Tokeny dostępowe do KSeF szyfrowane są algorytmem AES-256. Każda istotna operacja zapisywana jest w niezmienialnej historii decyzji (audit log).

W dowolnym momencie Klient może pobrać komplet swoich danych: archiwum ZIP z oryginalnymi plikami XML z KSeF oraz eksporty CSV.

§ 6. Czas trwania i rozwiązanie umowy

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony i rozliczana miesięcznie, bez okresu wypowiedzenia i bez zobowiązań lojalnościowych.

Klient może zrezygnować z Usługi w dowolnym momencie. Przed rozwiązaniem umowy zalecane jest pobranie kompletu danych. Po rozwiązaniu umowy dane mogą zostać usunięte zgodnie z polityką retencji Usługodawcy.

§ 7. Zmiany Regulaminu i cennika

Usługodawca może zmienić Regulamin lub cennik, informując Klientów z wyprzedzeniem. Klienci korzystający z Usługi w chwili zmiany cennika zachowują dotychczasową stawkę opłaty podstawowej za Aktywnego użytkownika.

§ 8. Kontakt

W sprawach dotyczących Usługi oraz pytań prawnych prosimy o kontakt: kontakt@xflow.pl, B2cloud sp. z o.o., ul. Winogrady 16, 61-663 Poznań.