Od wpływu z KSeF do zaksięgowania — bez ani jednego maila
Osiem modułów prowadzi fakturę przez cały obieg: właściciel, opis, akceptacje, archiwum. Poniżej dokładnie, jak działa każdy z nich.
Integracja KSeF
Faktury same spływają. Ty nic nie wysyłasz.
xflow łączy się z KSeF wyłącznie w trybie odczytu. Pobieramy faktury kosztowe wystawione na Twój NIP — automatycznie i na żądanie. Do systemu Ministerstwa Finansów nie trafia od nas ani jeden dokument.
- Token KSeF podłączasz raz — przechowujemy go zaszyfrowany AES-256-GCM, nigdy w postaci jawnej.
- Trzy środowiska: demo, test i produkcja. Cały obieg przetestujesz bez dotykania prawdziwych faktur.
- Ponowny import niczego nie duplikuje — każda faktura ma jedno źródło prawdy.
- Status kontrahenta sprawdzamy w białej liście VAT Ministerstwa Finansów.
- Oryginalne XML-e zostają nietknięte — statusy xflow działają obok KSeF, nie w nim.
Auto-kierowanie
Faktura znajduje właściciela, zanim ktokolwiek zapyta
System analizuje kontrahenta, historię zakupów i Twoje reguły — i kieruje fakturę do konkretnej osoby lub zespołu. Księgowa zajmuje się księgowaniem, nie rozsyłaniem pytań.
- Reguła jawna zawsze wygrywa: „faktury od Orange → zespół IT” działa w 100% przewidywalnie.
- Numer rejestracyjny na fakturze paliwowej? Kierujemy do kierowcy przypisanego do auta.
- Historia kontrahenta podpowiada: 4 z 5 ostatnich faktur od tego dostawcy opisała Anna.
- Brak pewnego kandydata? Faktura trafia do zespołu — i znika z listy, gdy ktoś ją przejmie.
Claim
„To mój zakup” — jedno kliknięcie i sprawa zamknięta
Pracownik potwierdza zakup i staje się właścicielem kosztu. Nikt inny nie dostaje już pytań o tę fakturę. To najkrótsza czynność w całym systemie — i najważniejsza.
- Pracownik widzi sprzedawcę, kwotę i datę — swój zakup rozpozna w sekundę.
- „To nie mój koszt” działa równie szybko: faktura wraca do puli, a system zapamiętuje odmowę.
- Pomyłka? Właściciela można zmienić, a każda zmiana zostaje w historii.
- Dwóch chętnych? Pierwszy claim wygrywa — reszta widzi, że temat zamknięty.
Opisy kosztów
Kontekst od osoby, która go ma
Numer zlecenia, projekt, cel zakupu — pracownik opisuje fakturę od razu, póki pamięta szczegóły. Księgowa dostaje dokument gotowy do zaksięgowania, bez dopytywania.
- Opis na poziomie całej faktury i pojedynczych pozycji — hurtowy zakup rozpiszesz na projekty.
- Pola pod księgowość: cel kosztu, numer zlecenia, numer rejestracyjny pojazdu.
- Uwagi i wątpliwości zostają przy fakturze — koniec z kontekstem zakopanym w mailach.
- Faktura bez wymaganego opisu nie przejdzie do akceptacji, jeśli tak ustawisz regułę.
Moduł reguł
Polityka firmy, którą piszesz zwykłym zdaniem
Opisz regułę po polsku: „Faktury powyżej 100 000 zł wymagają dwóch akceptacji”. xflow zbuduje ją sam, pokaże diagram przepływu i czytelny opis do zatwierdzenia. Potem reguła działa w 100% przewidywalnie — a każde uruchomienie zostaje w historii.
- Limity kwotowe z zasadą dwóch par oczu (4-eyes): powyżej progu faktura czeka na dwie niezależne akceptacje, z blokadą samoakceptacji.
- Auto-kategorie i projekty: faktury od dostawcy prądu same dostają kategorię „Media”, subskrypcje trafiają do IT.
- Ukrywanie wrażliwych faktur: dokumenty kadrowe czy od konkretnego NIP-u widzi tylko zarząd.
- Kreator wizualny albo opis po polsku — do wyboru. Każdą regułę zobaczysz na diagramie, zanim ją włączysz.
- Pełna diagnostyka: historia każdego uruchomienia — także tych, które nie zadziałały, z powodem.
Inteligentne podpowiedzi
System, który pamięta za Ciebie
xflow uczy się z każdej zaakceptowanej faktury. Podpowiada właściciela, zespół i kategorię — i ostrzega, gdy coś odbiega od normy. Zawsze z uzasadnieniem, nigdy z czarnej skrzynki.
- „Ten kontrahent zawsze trafiał do zespołu Handlowcy” — z konkretnymi fakturami na dowód.
- Anomalia kwotowa: faktura 3× wyższa niż zwykle u tego dostawcy dostaje ostrzeżenie.
- Koszt cykliczny? Podpowiadamy osobę, która akceptowała go ostatnio.
- Nowy kontrahent jest oznaczany do weryfikacji — pierwsza faktura nie prześlizgnie się niezauważona.
Powiadomienia
Nikt nie powie, że nie wiedział
E-mail i dzwonek w aplikacji dokładnie wtedy, gdy jest coś do zrobienia: nowa faktura przypisana, opis czeka, akceptacja wymagana. Bez spamu — każdy sam ustawia, co chce dostawać.
- Powiadomienie prowadzi prosto do faktury — zero szukania w systemie.
- Pracownik dostaje tylko swoje sprawy, księgowa widzi całą kolejkę.
- Preferencje per użytkownik: e-mail, dzwonek w aplikacji albo jedno i drugie.
- Sprawy niedomknięte wracają — faktura bez właściciela nie zniknie z radaru.
Archiwum i audyt
Komplet dla biura rachunkowego. Dowód dla audytora.
Zamknięty miesiąc pakujesz jednym klikiem: ZIP z oryginalnymi XML-ami z KSeF, manifestem i CSV. A gdy ktoś zapyta „kto to zatwierdził?” — odpowiedź jest w historii, co do sekundy.
- Miesięczne archiwum ZIP: XML-e z KSeF, manifest i CSV gotowy dla Optimy, Symfonii lub biura.
- Niezmienialny dziennik zdarzeń: kto, kiedy, skąd, co było przedtem i co jest teraz.
- Każda akceptacja, zmiana statusu i logowanie zapisane — pełna ścieżka dla audytu i kontroli.
- Dane są Twoje: eksport w każdej chwili, bez dopłat i bez proszenia supportu.
